Подтверждение проведения тренировки: что это и зачем школе

Подтверждение проведения тренировки — это отметка тренера о том, что занятие состоялось: в этот день, с этой группой, и на нём были именно эти дети. Тренировка в расписании — намерение. Подтверждённая тренировка — факт, на который школа опирается, когда считает посещаемость, нагрузку тренеров и разбирается с оплатами.

Чем расписание отличается от факта

У группы в расписании на месяц 12 тренировок. Сколько из них прошло?

В школе, где учёт ведётся в таблице и в чате, на этот вопрос отвечают по памяти. Одну тренировку отменили из-за дождя, одну перенесли, на одной тренера подменял коллега. Через три недели подробностей не помнит никто, а счёт родителю выставлен за все двенадцать.

За словом «тренировка» стоят три разные записи, и путаница начинается, когда их считают одной.

• Тренировка в расписании. Занятие запланировано. Запись делает тот, кто составляет расписание.
• Отметка посещаемости. Кто из детей был, а кого не было. Ставит тренер.
• Подтверждение проведения. Занятие состоялось, и отметки по нему полные. Тоже ставит тренер.

Подтверждение — последний шаг. Пока его нет, тренировка остаётся планом, даже если она давно прошла.

Зачем это директору

Посещаемость считается от проведённых занятий. Из двенадцати запланированных тренировок прошло десять, ребёнок был на восьми. Его посещаемость — 80%, а не 67%. Разница решает, с кем из родителей пора поговорить и какая группа на самом деле проседает.

Отмена не теряется. У прошедшей тренировки два состояния: проведена или отменена, и у отмены есть причина. Занятий, о которых никто не может сказать, были они или нет, больше нет.

Нагрузка тренера видна по факту. Сколько занятий тренер провёл за месяц — вопрос, который возникает при любой схеме оплаты со ставкой за тренировку. О схемах — в статье «Как считать зарплату тренера».

Разговор с родителем опирается на запись. Вопросы «за что я заплатил» и «почему нам не дали отработку» решаются за минуту, когда по каждой дате видно, состоялось ли занятие и был ли на нём ребёнок.

Замены видны. Если группу провёл другой тренер, в записи стоит тот, кто подтвердил занятие.

Как ввести подтверждение без программы

Хватит правила из трёх пунктов, если оно одно на всю школу.

1. Срок. Тренер закрывает тренировку до конца дня, в который она прошла. На следующий день половина деталей уже забыта.
2. Состав записи. Дата, группа, кто был и кого не было. Если занятие не состоялось — причина: погода, поле, болезнь тренера, мало детей.
3. Одно место. Общая таблица или форма, а не сообщение в чате: из чата запись потом не достать.

В строке журнала: дата, группа, тренер, статус (у отмены — причина), сколько детей было и когда запись закрыта. Поимённые отметки остаются в списке группы. Две строки для примера:

• 14.10 · 2015, группа А · Иванов · проведена · 14 из 16 · закрыта 14.10 в 19:40
• 14.10 · 2017, группа Б · Петров · отменена, поле занято · закрыта 14.10 в 17:05

Раз в неделю администратор или директор открывает журнал и смотрит одну вещь: какие прошедшие тренировки остались без статуса. С этого списка начинается разговор с тренером.

У ручного способа два слабых места. Он держится на дисциплине: напомнить тренеру вечером некому. И данные вносятся дважды — список детей в одном месте, отметки в другом, — а сверка между ними остаётся на администраторе.

Как это устроено в sbor.team

В sbor.team подтверждение проведения — отдельное действие тренера в приложении и на сайте.

• Правило по умолчанию задаёт директор. Переключатель «Требовать подтверждение проведения» включается для всего клуба. Тренер может изменить его для своего постоянного расписания или для отдельного занятия.
• Подтвердить можно только полную запись. Кнопка появляется, когда тренировка началась и отмечен каждый игрок.
• Забытое занятие напомнит о себе. Если тренировка прошла больше двух часов назад и не подтверждена, тренеру приходит одно напоминание.
• Отменить подтверждение сам тренер не может. Исправление делает администратор клуба.
• Сорванная тренировка не подтверждается, а отменяется — с причиной.

Директор видит подтверждённую тренировку как проведённую, а родитель в приложении — что занятие состоялось и был ли на нём ребёнок.

Если требование выключено, тренировка закрывается сама, по ответам родителей на приглашение: кто ответил «приду», тому ставится «был», остальным — «не был». Это быстрее, но отметки отражают обещание, а не факт. Поэтому школе, где от посещаемости зависят деньги, подтверждение лучше оставить включённым.

Как включить подтверждение для клуба — в инструкции для директора. Как устроены расписание, ответы родителей и отметки — на странице «Посещаемость и расписание».